model: Klient jako Administrator danych, Effixy jako Podmiot Przetwarzający

1. Role w przetwarzaniu danych
W zakresie danych osobowych pracowników i innych Użytkowników wprowadzanych do Systemu,
Klient (firma) jest Administratorem danych osobowych, a Usługodawca (Effixy) działa jako Podmiot
Przetwarzający (procesor) na podstawie art. 28 RODO.
W zakresie danych kontaktowych osób reprezentujących Klienta (np. administrator konta, osoba
do kontaktu) Usługodawca może występować jako Administrator danych.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane w Systemie
W zależności od konfiguracji Klienta, w Systemie mogą być przetwarzane m.in.:
• dane identyfikacyjne Użytkownika (np. imię, nazwisko, identyfikator pracowniczy, e-mail
służbowy),
• dane ewidencji czasu pracy (start/stop, przerwy, nadgodziny, grafiki),
• dane o nieobecnościach i urlopach (wnioski, status akceptacji),
• dane lokalizacyjne związane z rejestracją czasu pracy (jeśli funkcja włączona),
• dane techniczne (np. logi dostępu, identyfikatory sesji) w zakresie niezbędnym dla
bezpieczeństwa i działania usługi.

3. Cele przetwarzania
Dane są przetwarzane w szczególności w celu:
• świadczenia usługi Effixy na rzecz Klienta (ewidencja i rozliczanie czasu pracy, obsługa
urlopów i raportów),
• zapewnienia bezpieczeństwa Systemu oraz zapobiegania nadużyciom,
• obsługi zgłoszeń i wsparcia technicznego,
• rozliczeń i fakturowania (dane Klienta / osoby kontaktowej).

4. Podstawa prawna i odpowiedzialność Klienta
Klient jako Administrator danych odpowiada za zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania
danych Użytkowników, spełnienie obowiązku informacyjnego oraz realizację praw osób, których
dane dotyczą.
Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na polecenie Klienta, w zakresie niezbędnym do
świadczenia usługi, zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych.

5. Odbiorcy danych i podwykonawcy
Dane mogą być powierzane podwykonawcom Usługodawcy wyłącznie w zakresie niezbędnym do
świadczenia usługi (np. dostawcy hostingu, infrastruktury, usług e-mail), na podstawie
odpowiednich umów powierzenia.
Dane nie są sprzedawane ani wykorzystywane do celów marketingowych w odniesieniu do
Użytkowników Klienta.

6. Bezpieczeństwo
Usługodawca stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym m.in. szyfrowanie
transmisji, kontrolę dostępu, kopie zapasowe oraz monitoring bezpieczeństwa, aby chronić dane
przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub modyfikacją.

7. Okres przechowywania danych
Dane Użytkowników są przechowywane przez czas trwania umowy z Klientem. Po zakończeniu
umowy dane mogą zostać udostępnione Klientowi do eksportu, a następnie usunięte po okresie
retencji (np. 30 dni), chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania.
Dane rozliczeniowe (np. faktury) przechowywane są przez okres wymagany przepisami
podatkowymi i rachunkowymi.

8. Prawa osób, których dane dotyczą
Wnioski Użytkowników dotyczące realizacji praw wynikających z RODO (np. dostęp, sprostowanie,
ograniczenie) powinny być kierowane do Klienta jako Administratora danych. Usługodawca
wspiera Klienta w realizacji tych praw w zakresie wymaganym przez RODO i umowę powierzenia.

9. Kontakt
Kontakt w sprawach związanych z usługą i danymi osobowymi: [rodo@effixy.pl] /
[kontakt@effixy.pl].
W przypadku zapytań Użytkowników zalecany jest również kontakt z administratorem po stronie
Klienta (dział HR / administrator konta).